Tips Supaya Mesyuarat Lebih Berkesan - Peranan Pengerusi Mesyuarat / Fasilitator

5 teknik yang perlu dilakukan supaya mesyuarat lebih berkesan;

1.       Mulakan dengan mengenalpasti 3 senarai periksa (checklist)

•  apakah yang berlegar di fikiran semua yang hadir (peserta)
•  apakah perkara yang ingin anda capai dalam mesyuarat tersebut
•  apakah satu perkataan terbaik yang boleh menggambarkan mood atau perasaan anda waktu itu.

Hanya beberapa minit diperlukan untuk Pengerusi / Fasilitator mempastikan para peserta fokus dengan matlamat mesyuarat dan menarik perhatian mereka.

 

2. Nyatakan harapan yang akan diperolehi hasil dan agenda dari mesyuarat tersebut

• Para peserta perlu dijelaskan secara ringkas matlamat mesyuarat secara objektif
• Agenda mesyuarat hendaklah diberitahu secara ringkas semasa notis memanggil mesyuarat diedarkan melalui e-mel dan sebagainya supaya mereka ‘align’ dengan matlamat syarikat
• Kenali semua ahli sebaik-baiknya untuk memudahkan komunikasi semasa mesyuarat dijalankan. Ini penting supaya percakapan anda tidak menyentuh sensitiviti ahli

3  Pembahagian tugas di kalangan peserta

• Sebagai fasilitator, anda berhak untuk melantik mereka yang sesuai sebagai pencatat minit mesyuarat 
• Ada kalanya anda perlu melakukan ‘rotation’ di kalangan mereka jika bersesuian dengan tugasan tersebut. Ianya bergantung kepada kesesuian dan kemahiran ahli asalkan ianya berkesan.
• Ada kalanya anda perlu melakukan ‘rotation’ di kalangan mereka jika bersesuian dengan tugasan tersebut. Ianya bergantung kepada kesesuian dan kemahiran ahli asalkan ianya berkesan.

              4 Amalkan menjadi pendengar aktif (active listener)

• Sebagai fasilitator, anda perlu menjadi pendengar aktif iaitu mengamati dan cuba untuk memahami setiap perkara yang ingin diketengahkan oleh ahli tanpa prejudis
• Tiada idea bodoh dalam sesebuah mesyuarat, oleh itu dapatkan maklumbalas dari mereka untuk penjelasan lanjut
• Dapatkan kepastian tentang sesuatu isu yang meragukan dengan fakta-fakta yang tepat, jelas

         5.  Penggulungan mesyuarat yang berkesan

•      Di akhir mesyuarat, sediakan ringkasan nota mesyuarat supaya ahli memahami dan kekal   fokus tentang agenda mesyuarat
•      Sediakan minit mesyuarat selepas tamat sesi tersebut dan merangkumkan hasil input   perjumpaan itu.
•      Ucapan terakhir yang menarik minat ahli atau peserta supaya membantu menjayakan  matlamat mesyuarat.

Sekian, moga bermanfaat